노션 활용법 기초 가이드 | 일정·독서·업무 한 번에 정리하는 방법

이 글에서는 노션 활용법 기초 가이드 | 일정·독서·업무 한 번에 정리하는 방법에 대해 알아봅니다. 노션을 통해 일상적인 일정 관리, 체계적인 독서 기록, 효율적인 업무 처리를 한 곳에서 정리하는 기초적인 활용 방법을 알아봅니다.

노션 활용법 기초 가이드 | 일정·독서·업무 한 번에 정리하는 방법

Notion(노션)은 단순한 메모 앱을 넘어, 우리 삶의 다양한 영역을 체계적으로 관리할 수 있는 강력한 디지털 도구입니다. 처음에는 기능이 많아 다소 복잡하게 느껴질 수 있지만, 기본적인 사용법만 익히면 일정 관리부터 독서 기록, 업무 프로젝트까지 한 곳에서 효율적으로 정리할 수 있습니다. 여러분의 생산성을 한 단계 끌어올릴 노션 활용법 기초를 단계별로 알아보겠습니다.

페이지와 블록: 노션의 기본 단위 이해하기

노션의 모든 것은 페이지(Page)와 블록(Block)으로 이루어집니다.

• 페이지(Page):
  • 하나의 문서를 의미합니다. 페이지 안에 또 다른 페이지를 무한정 만들어 계층적으로 정보를 구성할 수 있습니다.
  • 새 페이지를 만들려면 왼쪽 사이드바 하단의 + 새 페이지를 클릭하거나, 페이지 내에서 /페이지를 입력 후 엔터를 누릅니다.
  • 예) ‘2024년 목표’라는 페이지를 만들고, 그 안에 ‘건강관리’, ‘업무성과’, ‘자기계발’과 같은 하위 페이지를 만들 수 있습니다.
• 블록(Block):
  • 페이지를 구성하는 가장 작은 단위입니다. 텍스트, 이미지, 표, 할 일 목록, 코드, 파일 등 다양한 유형의 콘텐츠가 블록 형태로 존재합니다.
  • 새로운 블록을 추가하려면 페이지 내에서 엔터를 치거나, /(슬래시) 명령어를 입력하면 다양한 블록 유형을 선택할 수 있습니다.
  • 예) /텍스트 (기본 텍스트 입력), /제목1 (큰 제목), /할 일 목록 (체크박스 생성), /이미지 (이미지 첨부)

데이터베이스: 정보 정리의 핵심 기능 활용하기

노션의 진정한 강력함은 데이터베이스 기능에서 나옵니다. 데이터베이스를 활용하면 정보를 원하는 방식으로 정렬, 필터링, 시각화할 수 있습니다.

• 데이터베이스 생성:
  • 페이지 내에서 /데이터베이스를 입력하고 ‘인라인’ 또는 ‘전체 페이지’ 중 원하는 형식을 선택합니다. 처음에는 ‘전체 페이지’로 시작하는 것을 추천합니다.
  • /표 - 전체 페이지 또는 /보드 - 전체 페이지 등으로 특정 보기 형태의 데이터베이스를 바로 만들 수도 있습니다.
• 주요 속성(Properties) 추가:
  • 데이터베이스의 각 항목(행)에 대한 정보를 담는 필드입니다. 텍스트, 숫자, 날짜, 선택, 다중 선택, 사람, 파일 등 다양한 속성 유형이 있습니다.
  • 예) 독서 기록 데이터베이스를 만든다면 ‘책 제목'(텍스트), ‘저자'(텍스트), ‘읽은 날짜'(날짜), ‘별점'(선택), ‘상태'(선택: 읽을 책, 읽는 중, 다 읽음) 등의 속성을 추가할 수 있습니다.
• 보기(View) 변경 및 추가:
  • 하나의 데이터베이스를 다양한 형태로 볼 수 있게 해주는 기능입니다.
  • 일반적인 표 보기 외에도 칸반 보드 스타일의 ‘보드 보기’, 달력 형태의 ‘캘린더 보기’, 이미지 위주의 ‘갤러리 보기’, 간단한 목록 형태의 ‘리스트 보기’, 시간 순서대로 보는 ‘타임라인 보기’ 등이 있습니다.
  • 예) 업무 관리 데이터베이스에서 ‘표 보기’로는 전체 작업을 확인하고, ‘보드 보기’를 추가하여 ‘진행 상태’ 속성별로 작업을 칸반 보드처럼 볼 수 있습니다.

일정 관리: 하루와 주간 계획 세우고 실행하기

매일의 할 일과 장기적인 일정을 노션으로 관리하여 생산성을 높일 수 있습니다.

• 캘린더 데이터베이스 활용:
  • /캘린더 - 전체 페이지를 입력하여 일정 관리용 데이터베이스를 만듭니다.
  • 항목(이벤트)을 추가하고 ‘날짜’ 속성에 일정을 지정합니다.
  • 필요한 속성을 추가합니다.
    • 예) ‘일정명'(제목), ‘분류'(선택: 업무, 개인, 약속), ‘시간'(텍스트 또는 시간 속성), ‘알림'(미리 알림 설정)
  • 캘린더 보기에서 날짜를 클릭하여 바로 일정을 추가할 수 있습니다.
• 간단한 할 일 목록 페이지:
  • 특정 프로젝트나 그날의 간단한 할 일은 새 페이지를 만들고 /할 일 목록 블록을 여러 개 추가하여 활용할 수 있습니다.
  • 예) ‘오늘의 업무’ 페이지를 만들고, 해야 할 일들을 체크박스로 나열하여 완료 시 체크합니다.

독서 기록: 지식 재산을 깔끔하게 정리하기

읽은 책, 읽고 있는 책, 읽고 싶은 책을 체계적으로 관리하고 독후감을 남길 수 있습니다.

• 독서 데이터베이스 생성:
  • /표 - 전체 페이지로 독서 기록장을 만듭니다.
  • 다음과 같은 속성을 추가하면 유용합니다:
    • 제목: 책 제목 (기본 속성)
    • 저자: 텍스트 속성
    • 출판사: 텍스트 속성
    • 분야/장르: 선택 또는 다중 선택 속성
    • 표지: 파일과 미디어 속성 (책 표지 이미지 업로드)
    • 내 상태: 선택 속성 (예: 읽을 책, 읽는 중, 완독, 중단)
    • 시작일: 날짜 속성
    • 완독일: 날짜 속성
    • 별점: 선택 속성 (예: ⭐, ⭐⭐, ⭐⭐⭐, ⭐⭐⭐⭐, ⭐⭐⭐⭐⭐)
    • 한 줄 평: 텍스트 속성
    • 상세 메모: 페이지 내에 자유롭게 작성 (각 항목을 클릭하면 하위 페이지처럼 열림)
• 다양한 보기 활용:
  • 갤러리 보기를 추가하여 책 표지 위주로 아름답게 정리할 수 있습니다.
  • 보드 보기를 추가하고 ‘내 상태’ 속성을 기준으로 칸반 보드처럼 관리할 수 있습니다.

업무 관리: 프로젝트와 할 일 정복하기

복잡한 프로젝트 관리부터 간단한 업무 목록까지 노션으로 효율적으로 처리할 수 있습니다.

• 프로젝트/업무 데이터베이스 생성:
  • /표 - 전체 페이지 또는 /보드 - 전체 페이지로 업무 관리 시스템을 만듭니다.
  • 추천 속성:
    • 작업명: 제목 (기본 속성)
    • 상태: 선택 속성 (예: 계획 중, 진행 중, 검토 중, 완료, 보류)
    • 마감일: 날짜 속성
    • 담당자: 사람 속성 (팀원 태그)
    • 중요도: 선택 속성 (예: 상, 중, 하)
    • 프로젝트: 관계형 속성 (별도의 프로젝트 데이터베이스와 연결 시) 또는 선택 속성
    • 첨부파일: 파일과 미디어 속성
  • 각 작업 항목을 클릭하여 세부 내용, 관련 자료, 회의록 등을 페이지 내에 정리할 수 있습니다.
• 회의록 작성:
  • 회의록 템플릿 페이지를 만들어두고, 회의 시마다 복제하여 사용하면 일관성 있게 기록을 남길 수 있습니다.
  • 예) 회의록 템플릿에 ‘참석자’, ‘안건’, ‘주요 내용’, ‘결정 사항’, ‘다음 할 일(Action Item)’ 등의 섹션을 미리 만들어 둡니다.

나만의 대시보드 만들기: 모든 정보를 한눈에

흩어져 있는 페이지와 데이터베이스들을 한 곳에서 볼 수 있는 개인 맞춤형 대시보드를 만들면 더욱 편리합니다.

• 대시보드 페이지 생성:
  • 최상단에 ‘대시보드’ 또는 ‘홈’이라는 이름의 새 페이지를 만듭니다.
• 링크된 데이터베이스 활용:
  • 페이지 내에서 /링크된 데이터베이스 보기를 입력하고, 기존에 만들어둔 일정, 독서, 업무 데이터베이스를 불러옵니다.
  • 각 데이터베이스를 원하는 보기(캘린더, 리스트, 보드 등)로 설정하고, 필요한 필터(예: 마감일이 오늘까지인 업무, 현재 읽고 있는 책)를 적용하여 원하는 정보만 표시할 수 있습니다.
  • 예) 대시보드에 ‘오늘의 할 일'(일정 DB 필터링), ‘진행 중인 프로젝트'(업무 DB 필터링), ‘현재 읽고 있는 책'(독서 DB 필터링) 등을 배치합니다.
• 자주 가는 페이지 링크:
  • /페이지 링크를 사용하여 자주 방문하는 중요 페이지들을 대시보드에 바로가기로 추가할 수 있습니다.

꾸준한 활용과 자신만의 시스템 구축

노션은 정해진 규칙이 없는 매우 유연한 도구입니다. 처음에는 이 가이드에서 제시한 방법들을 따라 해보시면서 자신에게 맞는 사용법을 찾아가는 것이 중요합니다. 다양한 템플릿을 참고하고, 다른 사람들의 활용 사례를 보면서 아이디어를 얻는 것도 좋은 방법입니다. 꾸준히 사용하다 보면 어느새 노션은 여러분의 디지털 라이프를 정리하는 가장 강력한 비서가 되어 있을 것입니다. 지금 바로 노션을 열고, 작은 것부터 정리해보세요!

노션 템플릿 활용 | 시간 절약 및 시스템화

노션의 강력한 기능 중 하나는 바로 템플릿입니다. 잘 만들어진 템플릿을 활용하면 반복적인 작업을 자동화하고, 처음부터 양식을 고민할 필요 없이 빠르게 원하는 결과물을 만들 수 있습니다. 또한, 자신만의 템플릿을 구축하면 업무나 개인 프로젝트의 시스템화를 이룰 수 있습니다.

템플릿 찾고 적용하기

노션은 자체적으로 다양한 템플릿을 제공하며, 커뮤니티를 통해 사용자들이 만든 훌륭한 템플릿도 쉽게 찾을 수 있습니다.

• 노션 기본 템플릿:
  • 왼쪽 사이드바의 템플릿 메뉴를 클릭하면 디자인, 교육, 엔지니어링, 인사 등 다양한 카테고리의 공식 템플릿을 확인할 수 있습니다.
  • 마음에 드는 템플릿을 선택하고 이 템플릿 사용하기 버튼을 누르면 내 작업 공간으로 복제됩니다.
  • 예) ‘주간 할 일 목록’ 템플릿, ‘콘텐츠 캘린더’ 템플릿 등을 활용하여 바로 사용 시작.
• 커뮤니티 템플릿:
  • 웹 검색을 통해 ‘노션 템플릿’ 등으로 검색하면 다양한 블로그, 유튜브, 전문 템플릿 사이트에서 사용자들이 공유한 템플릿을 찾을 수 있습니다.
  • 보통 공개된 노션 페이지 링크 형태로 제공되며, 해당 페이지 우측 상단의 복제 버튼을 클릭하여 자신의 워크스페이스로 가져올 수 있습니다.
  • 예) 독서 기록, 가계부, 프로젝트 관리 등 특정 목적에 최적화된 커뮤니티 템플릿 활용.

나만의 템플릿 만들기

자주 사용하는 페이지 구조나 데이터베이스 형식이 있다면, 이를 템플릿으로 만들어두고 필요할 때마다 꺼내 쓸 수 있습니다.

• 페이지를 템플릿으로 저장:
  • 기존에 만들어둔 페이지나 새롭게 구성한 페이지를 템플릿화 할 수 있습니다. 페이지 왼쪽 상단의 점 세 개(···) 메뉴를 클릭하고 템플릿으로 만들기를 선택합니다.
  • 이는 주로 데이터베이스 내에서 반복적으로 생성되는 항목의 기본 양식을 만들 때 유용합니다. (예: 회의록 데이터베이스에서 ‘새 회의록’ 버튼 클릭 시 미리 정의된 양식이 나오도록 설정)
• 템플릿 버튼 활용하기:
  • 더 적극적인 템플릿 활용법은 ‘템플릿 버튼’입니다. /템플릿 버튼 명령어로 생성할 수 있습니다.
  • 버튼 이름을 설정하고, 버튼을 클릭했을 때 생성될 블록들을 미리 정의해둘 수 있습니다.
  • 예) ‘새 주간 업무 보고서 작성’ 버튼을 만들고, 클릭 시 ‘지난 주 주요 성과’, ‘이번 주 계획’, ‘이슈 사항’ 등의 제목과 기본 텍스트 블록이 자동으로 생성되도록 설정할 수 있습니다.
  • 데이터베이스 내의 + 새로 만들기 옆 화살표를 클릭하여 + 새 템플릿을 만들어, 해당 데이터베이스 항목 추가 시 특정 양식을 불러올 수 있습니다.

데이터베이스 템플릿 설정하기

데이터베이스에 새 항목을 추가할 때마다 동일한 구조와 기본 내용을 반복적으로 입력해야 한다면, 데이터베이스 템플릿이 매우 유용합니다.

• 데이터베이스 템플릿 생성:
  • 데이터베이스 우측 상단의 파란색 새로 만들기 버튼 옆 아래 화살표(▼)를 클릭합니다.
  • + 새 템플릿을 선택하여 템플릿 편집 화면으로 들어갑니다.
  • 템플릿의 제목(예: “주간 업무 보고 템플릿”)을 정하고, 본문 내용을 미리 작성해 둡니다. 속성 값도 미리 지정해둘 수 있습니다.
  • 예) ‘업무 보고’ 데이터베이스에서 ‘주간 보고’ 템플릿을 만들고, ‘보고 기간’, ‘주요 업무 내용’, ‘다음 주 계획’ 등의 섹션과 기본 안내 문구를 넣어둡니다. ‘상태’ 속성을 ‘작성 중’으로 기본 설정할 수 있습니다.
• 기본 템플릿으로 설정:
  • 만들어진 데이터베이스 템플릿은 새로 만들기 버튼 옆 화살표(▼) 클릭 시 목록에 나타납니다.
  • 특정 템플릿을 기본값으로 사용하고 싶다면, 해당 템플릿 옆의 점 세 개(···) 메뉴를 클릭하고 기본으로 설정을 선택합니다. 이후 새로 만들기 버튼을 누르면 해당 템플릿이 바로 적용된 새 페이지가 열립니다.

노션 단축키 및 명령어 | 작업 속도 향상 팁

노션의 다양한 기능을 마우스 클릭만으로 사용하는 것도 가능하지만, 자주 사용하는 단축키와 명령어를 익히면 작업 속도를 크게 향상시킬 수 있습니다.

필수 기본 단축키

문서 작업 효율을 높이는 기본적인 단축키들입니다.

• Ctrl/Cmd + N: 새 노션 창 (데스크톱 앱) 또는 새 페이지 (브라우저)
• Ctrl/Cmd + Shift + N: 새 노션 창 열기 (데스크톱 앱 전용)
• Ctrl/Cmd + P 또는 Ctrl/Cmd + K: 페이지 검색 및 최근 본 페이지로 빠르게 이동
• Ctrl/Cmd + [: 뒤로 가기
• Ctrl/Cmd + ]: 앞으로 가기
• Ctrl/Cmd + Shift + L: 다크 모드 / 라이트 모드 전환
• Ctrl/Cmd + \: 사이드바 보이기/숨기기
• Ctrl/Cmd + D: 현재 선택한 블록 복제
• Esc: 선택한 블록 해제 또는 팝업창 닫기

슬래시(/) 명령어 활용 (명령 팔레트)

페이지 내에서 / 키를 입력하면 다양한 블록 유형과 기능을 빠르게 호출할 수 있는 명령 팔레트가 나타납니다.

• 기본 블록 생성:
  • /텍스트 또는 /text: 기본 텍스트 블록
  • /페이지 또는 /page: 하위 페이지 생성
  • /할 일 또는 /todo: 할 일 목록 (체크박스)
  • /제목1, /제목2, /제목3 또는 /h1, /h2, /h3: 크기별 제목
  • /글머리 또는 /bullet: 글머리 기호 목록
  • /숫자 또는 /number: 번호 매기기 목록
  • /토글 또는 /toggle: 토글 목록 (내용 숨기기/펼치기)
  • /인용 또는 /quote: 인용 블록
  • /구분선 또는 /divider: 구분선 삽입
• 미디어 및 임베드:
  • /이미지 또는 /image: 이미지 업로드 또는 링크 삽입
  • /파일 또는 /file: 파일 업로드 또는 링크 삽입
  • /웹 북마크 또는 /bookmark: 웹 페이지 북마크 생성
  • /동영상 또는 /video: 유튜브 등 동영상 임베드
  • /오디오 또는 /audio: 오디오 파일 임베드
  • /코드 또는 /code: 코드 블록 생성
  • /임베드 또는 /embed: 다양한 웹 서비스 콘텐츠 임베드 (예: 구글 지도, Figma)
• 데이터베이스 생성:
  • /표 인라인, /표 전체 페이지
  • /보드 인라인, /보드 전체 페이지
  • /캘린더 인라인, /캘린더 전체 페이지
  • /리스트 인라인, /리스트 전체 페이지
  • /갤러리 인라인, /갤러리 전체 페이지
  • /타임라인 인라인, /타임라인 전체 페이지
• 고급 블록 및 기능:
  • /언급 또는 @: 사용자, 페이지, 날짜 등 언급
  • /미리 알림 또는 /reminder: 특정 날짜/시간 알림 설정 (@날짜 다음에도 사용 가능)
  • /수학식 또는 /math: LaTex 수학 공식 입력
  • /템플릿 버튼 또는 /template button
  • /이동 경로 또는 /breadcrumb: 현재 페이지 경로 표시
  • /목차 또는 /toc: 페이지 내 제목 기반 목차 자동 생성
  • /동기화 블록 또는 /synced block: 여러 페이지에 동일한 콘텐츠 동기화 (구 ‘전역 블록’)

Markdown 문법으로 빠르게 서식 지정

노션은 Markdown 문법을 지원하여 글쓰기 중 빠르게 서식을 적용할 수 있습니다.

• **텍스트** 또는 __텍스트__: 굵게
• *텍스트* 또는 _텍스트_: 기울임꼴
• `텍스트`: 인라인 코드 (회색 배경)
• ~~텍스트~~: ~~취소선~~
• # 다음에 공백 후 텍스트: 제목1 (##은 제목2, ###은 제목3)
• - 또는 * 또는 + 다음에 공백 후 텍스트: 글머리 기호 목록
• 1. 다음에 공백 후 텍스트: 번호 매기기 목록
• []: 할 일 목록 체크박스 (엔터로 자동 생성, 이후 Ctrl/Cmd + Enter로 체크)
• > 다음에 공백 후 텍스트: 인용 블록
• --- (하이픈 3개): 구분선

이러한 단축키와 명령어들을 숙지하고 적극적으로 활용하면, 노션 사용 경험이 훨씬 더 빠르고 편리해질 것입니다. 처음에는 몇 가지만 익숙하게 사용하다가 점차 활용 범위를 넓혀나가는 것을 추천합니다.

노션 공유 및 협업 | 함께 똑똑하게 일하기

노션은 개인적인 생산성 도구로도 훌륭하지만, 다른 사람들과 정보를 공유하고 함께 작업할 때 더욱 강력한 시너지를 발휘합니다. 팀 프로젝트, 스터디 자료 공유, 가족 계획 등 다양한 상황에서 노션의 협업 기능을 활용할 수 있습니다.

페이지 공유 설정 및 권한 관리

노션 페이지는 다양한 수준으로 외부와 공유할 수 있으며, 공유 대상별로 권한을 세밀하게 설정할 수 있습니다.

• 웹에 게시 (Public Access):
  • 페이지 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후, 게시 탭에서 웹에 게시를 활성화합니다.
  • 생성된 공개 링크를 가진 사람은 누구나 해당 페이지와 그 하위 페이지를 볼 수 있습니다.
  • 옵션 설정:
    • 링크 복제 허용: 다른 사용자가 페이지를 자신의 워크스페이스로 복제할 수 있도록 허용합니다.
    • 편집 허용 (주의 필요): 웹에 공개된 페이지를 누구나 편집할 수 있게 하므로 신중하게 사용해야 합니다.
    • 댓글 허용: 로그인한 노션 사용자가 페이지에 댓글을 남길 수 있도록 합니다.
    • 검색 엔진 인덱싱: 구글 등 검색 엔진에서 검색 결과로 노출되도록 합니다.
  • 예) 포트폴리오 페이지, 공개 매뉴얼, 팀 블로그 등을 웹에 게시할 수 있습니다.
• 특정 사용자와 공유 (Invite People):
  • 공유 메뉴에서 이메일 주소를 입력하여 특정 사용자나 그룹을 초대할 수 있습니다.
  • 초대된 사용자는 자신의 노션 계정으로 해당 페이지에 접근할 수 있습니다.
  • 권한 종류:
    • 전체 허용 (Full access): 편집, 공유, 댓글 등 모든 권한을 가집니다.
    • 편집 허용 (Can edit): 페이지 내용을 편집할 수 있지만, 다른 사람에게 공유할 수는 없습니다.
    • 콘텐츠 편집 허용 (Can edit content) : 데이터베이스 구조는 변경하지 못하고, 데이터베이스 페이지의 콘텐츠만 수정하거나 페이지를 추가할 수 있습니다.
    • 댓글 허용 (Can comment): 페이지 내용은 볼 수만 있고, 댓글을 남겨 의견을 제시할 수 있습니다.
    • 보기 허용 (Can view): 페이지 내용을 볼 수만 있습니다.
  • 예) 팀 프로젝트 페이지를 팀원들에게 ‘편집 허용’으로 공유하고, 클라이언트에게는 ‘댓글 허용’ 또는 ‘보기 허용’으로 공유합니다.

댓글과 토론 기능 (Comments and Discussions)

페이지 전체 또는 특정 블록에 댓글을 남겨 구성원들과 소통하고 의견을 나눌 수 있습니다.

• 페이지 댓글:
  • 페이지 제목 위 댓글 추가를 클릭하여 페이지 전체에 대한 의견을 남깁니다.
• 블록 댓글:
  • 텍스트, 이미지, 표 등 특정 블록에 마우스를 올리면 왼쪽에 나타나는 + 또는 ⋮⋮ 아이콘 클릭 후 댓글을 선택합니다.
  • 또는 블록 선택 후 Ctrl/Cmd + Shift + M 단축키를 사용합니다.
• 맨션(@) 기능:
  • 댓글이나 페이지 본문에서 @ 다음에 사용자 이름, 페이지명, 날짜 등을 입력하여 특정 대상을 언급하거나 링크를 걸고 알림을 보낼 수 있습니다.
  • 예) @홍길동 확인 부탁드립니다. 입력 시 홍길동에게 알림이 갑니다. @오늘, @내일 등으로 날짜를 빠르게 입력하거나 미리 알림을 설정할 수도 있습니다.

실시간 공동 편집 (Real-time Collaboration)

여러 사용자가 동시에 같은 노션 페이지에 접속하여 함께 문서를 편집할 수 있습니다.

• 다른 사용자가 편집 중일 때는 해당 사용자의 프로필 이미지가 페이지 상단에 표시되며, 어느 부분을 수정하고 있는지 커서로 확인할 수 있습니다.
• 구글 문서처럼 별도의 저장 버튼 없이 모든 변경 사항이 실시간으로 자동 저장 및 동기화됩니다.
• 예) 회의 중에 여러 명이 동시에 회의록을 작성하거나, 브레인스토밍 내용을 실시간으로 함께 정리할 수 있습니다.

노션 관계형 데이터베이스 | 데이터 연결의 힘

단일 데이터베이스만으로도 강력하지만, 여러 데이터베이스를 서로 연결하여 활용할 수 있는 ‘관계형 데이터베이스(Relational Database)’ 기능은 노션 활용의 핵심 중 하나입니다. 이를 통해 정보를 더욱 체계적이고 입체적으로 관리할 수 있습니다.

관계형(Relation) 속성 추가 및 활용

서로 다른 데이터베이스의 항목들을 연결하는 기능입니다.

• 관계형 속성 만들기:
  • 데이터베이스에서 + 속성 추가를 클릭하고, 타입으로 관계형을 선택합니다.
  • 연결할 다른 데이터베이스를 선택합니다.
  • 이(가) [데이터베이스 A]에 관계형 표시 옵션을 켜면, 연결된 데이터베이스 B에서도 해당 관계를 보여주는 속성이 자동으로 생성됩니다 (양방향 연결). 필요에 따라 단방향으로 설정할 수도 있습니다.
• 데이터 연결하기:
  • relazioniol 속성 필드를 클릭하면 연결할 데이터베이스의 항목 목록이 나타나고, 원하는 항목을 검색하여 선택하면 연결됩니다.
• 예시: 프로젝트와 업무(Task) 데이터베이스 연결
  • ‘프로젝트’ 데이터베이스와 ‘업무’ 데이터베이스를 만듭니다.
  • ‘업무’ 데이터베이스에 ‘프로젝트 연결’이라는 관계형 속성을 추가하고, ‘프로젝트’ 데이터베이스와 연결합니다.
  • 이제 각 업무 항목마다 어떤 프로젝트에 속하는지 지정할 수 있습니다.
  • ‘프로젝트’ 데이터베이스에는 자동으로 ‘관련된 업무’라는 관계형 속성이 생겨, 각 프로젝트에 어떤 업무들이 연결되어 있는지 한눈에 볼 수 있습니다.

롤업(Rollup) 속성으로 연결된 데이터 요약 보기

‘관계형’으로 연결된 데이터베이스의 정보를 가져와서 요약하거나 계산하여 보여주는 기능입니다.

• 롤업 속성 만들기:
  • 데이터베이스에서 + 속성 추가를 클릭하고, 타입으로 롤업을 선택합니다.
  • 설정 3단계:
    1. 관계형 선택: 어떤 관계형 속성을 통해 데이터를 가져올지 선택합니다. (예: 위 예시의 ‘프로젝트 연결’ 또는 ‘관련된 업무’)
    2. 속성 선택: 연결된 데이터베이스에서 어떤 속성의 정보를 가져올지 선택합니다. (예: ‘업무’ DB의 ‘상태’ 속성)
    3. 계산 선택: 가져온 정보를 어떻게 보여줄지 선택합니다. (예: 원본 표시, 모두 개수 세기, 고유 값 개수 세기, 비어 있지 않음 비율, 완료율, 특정 값의 백분율 등)
• 예시: 프로젝트별 업무 진행률 계산
  • ‘프로젝트’ 데이터베이스에 ‘업무 진행률’이라는 롤업 속성을 추가합니다.
  • 관계형 속성: ‘관련된 업무’ (Task DB와 연결된)
  • 속성: ‘상태’ (Task DB의 업무 상태 – 예: 완료, 진행 중, 대기)
  • 계산: ‘완료’ 비율 (완료된 업무의 백분율을 보여줌)
  • 이렇게 설정하면, 각 프로젝트마다 연결된 업무들의 완료 상태를 바탕으로 전체 진행률이 자동으로 계산되어 표시됩니다.

실제 활용 예시 확장

• 독서 기록 DB와 작가 DB 연결:
  • 작가 DB를 만들고, 독서 기록 DB에 ‘저자’ 관계형 속성을 추가하여 연결합니다.
  • 작가 DB에서는 해당 작가가 집필한 책 목록을 관계형 속성을 통해 자동으로 볼 수 있습니다.
  • 독서 기록 DB에는 롤업을 사용하여 각 책의 ‘저자 소개’ 같은 정보를 작가 DB에서 가져와 표시할 수 있습니다.
• 고객 관리(CRM) DB와 상담 일지 DB 연결:
  • 각 고객별 상담 내역을 파악하기 위해 관계형으로 연결합니다.
  • 고객 DB에서 롤업을 사용하여 ‘최근 상담일’, ‘총 상담 횟수’ 등을 자동으로 계산할 수 있습니다.

나만의 노션 꾸미기 | 가독성과 개성 더하기

노션은 기능적인 측면 외에도 페이지를 시각적으로 꾸미고 정돈하여 가독성을 높이고 자신만의 개성을 표현할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 잘 정리되고 보기 좋은 페이지는 정보를 파악하기 쉽고, 사용하는 즐거움을 더해줍니다.

아이콘과 커버 이미지로 페이지 특징 부여

페이지마다 고유한 아이콘과 커버 이미지를 설정하여 시각적인 구분을 명확히 하고 페이지의 성격을 나타낼 수 있습니다.

• 아이콘 (Icon):
  • 페이지 제목 위에 마우스를 올리면 나타나는 아이콘 추가를 클릭합니다.
  • 노션이 기본으로 제공하는 이모지, 아이콘 세트(Remix Icons 등)를 선택하거나, 직접 이미지를 업로드(최적 280x280px)하거나, 이미지 링크를 붙여넣을 수 있습니다.
  • 무작위를 누르면 이모지 중 임의의 아이콘이 선택됩니다.
  • 사이드바의 페이지 목록에서도 아이콘이 표시되어 페이지를 빠르게 식별하는 데 도움이 됩니다.
  • 예) 독서 기록 페이지에는 책 이모티콘 📚, 가계부 페이지에는 돈 가방 💰 아이콘을 설정합니다.
• 커버 (Cover Image):
  • 페이지 제목 위에 마우스를 올리면 나타나는 커버 추가를 클릭합니다.
  • 노션이 제공하는 갤러리 이미지, Unsplash의 고품질 무료 이미지 검색, 직접 이미지 업로드(최적 1500px 너비 권장), 이미지 링크 붙여넣기 방식르로 커버를 설정할 수 있습니다.
  • 설정된 커버 이미지 위에서 커버 변경으로 수정하고, 위치 변경으로 이미지 표시 영역을 조절할 수 있습니다.
  • 예) 여행 계획 페이지에는 멋진 여행지 사진을 커버로, 회사 프로젝트 페이지에는 회사 로고나 관련 이미지를 커버로 사용합니다.

콜아웃 블록으로 정보 강조하기

중요한 내용이나 주의사항, 팁 등을 눈에 띄게 강조하고 싶을 때 콜아웃 블록을 활용합니다.

• 생성 방법:
  • 페이지 내에서 /콜아웃 또는 /callout을 입력하고 엔터를 누릅니다.
• 사용법 및 특징:
  • 아이콘과 배경색을 지정하여 다양한 스타일로 만들 수 있습니다. 블록 왼쪽의 아이콘을 클릭하여 변경합니다.
  • 본문 내용보다 시각적으로 두드러져 사용자의 주목도를 높입니다.
  • 텍스트뿐만 아니라 다른 블록들도 콜아웃 블록 안에 넣어 사용할 수 있습니다.
  • 예) “📌 중요 공지사항: 다음 주 월요일은 회사 전체 휴무입니다.” 와 같이 아이콘과 볼드체를 함께 사용해 강조 / “💡 팁: 데이터베이스 필터를 활용하면 원하는 정보만 빠르게 찾아볼 수 있습니다.” 와 같이 팁을 제공.

다단 구성(Columns)으로 레이아웃 최적화

페이지 내 콘텐츠를 여러 단으로 나누어 배치함으로써 정보를 한눈에 보기 좋게 정리하고, 공간 활용도를 높일 수 있습니다.

• 생성 방법 (드래그 앤 드롭):
  • 나누고 싶은 블록의 왼쪽에 있는 ⋮⋮(드래그 핸들) 아이콘을 클릭한 채로 다른 블록의 왼쪽 또는 오른쪽에 파란색 세로선이 나타날 때까지 끌어다 놓습니다.
  • 최대 5단까지 구성 가능합니다.
• 슬래시 명령어 활용:
  • /2단, /3단, /4단, /5단 (또는 /col2, /col3 등) 명령어를 입력하면 해당 개수의 빈 단락이 미리 생성됩니다.
• 활용 예시:
  • 대시보드 페이지에서 왼쪽 단에는 To-Do 리스트, 오른쪽 단에는 작은 캘린더를 배치합니다.
  • 이미지와 설명을 나란히 배치하여 가독성을 높입니다.
  • 여러 데이터베이스의 링크된 보기를 각각의 단에 배치하여 다양한 정보를 동시에 확인합니다.

텍스트 색상 및 배경색 활용 (신중하게 사용)

텍스트나 특정 블록에 색상을 적용하여 시각적 계층을 만들거나 특정 부분을 강조할 수 있습니다. 다만, 과도한 색상 사용은 오히려 가독성을 해칠 수 있으므로 목적에 맞게 최소한으로 사용하는 것이 좋습니다.

• 적용 방법:
  • 색상을 변경하고 싶은 텍스트 블록을 선택하거나, 텍스트의 일부를 드래그합니다.
  • 나타나는 편집 메뉴에서 A 아이콘(텍스트 색상)을 클릭하여 원하는 색상 또는 배경색을 선택합니다.
  • 슬래시 명령어 /색 뒤에 원하는 색상 이름 (예: /빨강, /노랑 배경)을 입력해도 적용됩니다.
• 활용 팁:
  • 중요 키워드나 마감일에 경고 의미로 빨간색 텍스트 사용.
  • 인용구나 특정 섹션을 구분하기 위해 블록 전체에 옅은 배경색 적용.
  • 문서의 일관성을 위해 정해진 몇 가지 색상만 규칙적으로 사용하는 것이 좋습니다.
  • 예) 할 일 목록에서 ‘긴급’ 항목은 빨간색으로, ‘대기’ 항목은 회색 텍스트로 표시합니다.

노션 수식 기본 | 데이터 자동 계산

노션 데이터베이스의 강력한 기능 중 하나는 ‘수식(Formula)’입니다. 수식을 사용하면 데이터베이스 내의 다른 속성 값을 기반으로 새로운 값을 자동으로 계산하거나, 특정 조건에 따라 다른 결과를 표시하는 등 다양한 로직을 구현할 수 있습니다. 엑셀의 함수와 유사하지만, 노션에 최적화된 방식으로 작동합니다.

수식 속성 추가 및 편집

• 수식 속성 생성:
  • 데이터베이스에서 + 속성 추가를 클릭하고, 유형으로 수식을 선택합니다.
  • 속성 이름을 지정한 후, 수식 필드를 클릭하면 수식 편집창이 나타납니다.
• 수식 편집기:
  • 편집창 왼쪽에는 현재 데이터베이스의 속성, 내장 함수, 상수 목록이 표시되어 클릭으로 쉽게 입력할 수 있습니다.
  • 중앙에는 실제 수식을 입력하는 공간이 있으며, 실시간으로 구문 오류를 체크해줍니다.
  • 수식 작성이 완료되면 완료 버튼을 누릅니다.

기본적인 수식 연산자 및 함수

• 산술 연산자:
  • + (더하기), - (빼기), * (곱하기), / (나누기), % (나머지), ^ (제곱)
  • 예) prop("가격") * prop("수량") : ‘가격’ 속성과 ‘수량’ 속성을 곱한 값을 계산합니다. (속성 이름은 prop("속성이름") 형식으로 참조)
• 비교 연산자:
  • == (같음), != (다름), > (큼), < (작음), >= (크거나 같음), <= (작거나 같음)
  • 결과로 true 또는 false(체크박스 형태로 표시)를 반환합니다.
  • 예) prop("마감일") < now() : ‘마감일’이 현재 날짜/시간보다 이전인지 확인 (지연 여부)
• 논리 연산자:
  • and (그리고), or (또는), not (아님)
  • 예) prop("중요도") == "상" and prop("상태") != "완료" : ‘중요도’가 ‘상’이면서 ‘상태’가 ‘완료’가 아닌 항목
• 조건문 (if 함수):
  • if(조건, 참일 때 값, 거짓일 때 값)
  • 예) if(prop("점수") >= 80, "합격", "불합격") : ‘점수’가 80 이상이면 “합격”, 아니면 “불합격”을 표시합니다.
  • 예) if(empty(prop("완독일")), "읽는 중", "완독") : ‘완독일’ 속성이 비어있으면 “읽는 중”, 아니면 “완독”을 표시합니다.

날짜 함수 활용 예시

• now(): 현재 날짜와 시간 반환.
• dateAdd(날짜, 숫자, "단위"): 특정 날짜에 시간을 더합니다. 단위: “years”, “months”, “weeks”, “days”, “hours”, “minutes”, “seconds”.
  • 예) dateAdd(prop("시작일"), 7, "days") : ‘시작일’로부터 7일 뒤의 날짜.
• dateSubtract(날짜, 숫자, "단위"): 특정 날짜에서 시간을<0xE2><0x80><0x8B>니다.
• dateBetween(날짜1, 날짜2, "단위"): 두 날짜 사이의 간격을 반환합니다.
  • 예) dateBetween(prop("마감일"), now(), "days") 마감일까지 남은 일수 (음수일 경우 지난 일수).
• formatDate(날짜, "형식"): 날짜를 원하는 텍스트 형식으로 표시합니다.
  • 예) formatDate(prop("작성일"), "YYYY년 MM월 DD일") : “2024년 03월 15일”과 같이 표시.

텍스트 함수 활용 예시

• concat(텍스트1, 텍스트2, ...) 또는 + 연산자: 여러 텍스트를 연결합니다.
  • 예) concat("프로젝트: ", prop("프로젝트명")) 또는 "프로젝트: " + prop("프로젝트명")
• length(텍스트): 텍스트의 길이를 반환합니다.
• contains(텍스트, 찾을 문자열): 텍스트에 특정 문자열이 포함되어 있는지 확인합니다.
  • 예) if(contains(prop("제목"), "긴급"), "🚨", "") : ‘제목’에 “긴급”이 포함되어 있으면 경고 이모티콘 표시.

팁: 처음에는 간단한 계산부터 시작하여 점차 복잡한 수식을 적용해보세요. 노션의 수식 설명서나 커뮤니티의 예제를 참고하면 더 다양한 활용법을 익힐 수 있습니다.

데이터베이스 고급 활용 | 필터링과 정렬

데이터베이스에 정보가 쌓일수록 원하는 데이터를 빠르고 정확하게 찾아보는 것이 중요해집니다. 노션 데이터베이스의 필터(Filter), 정렬(Sort), 그룹화(Group) 기능을 활용하면 이 작업을 효과적으로 수행할 수 있습니다._ 이 기능들은 각 보기(View)별로 독립적으로 설정할 수 있습니다.

필터(Filter): 원하는 데이터만 선별하기

데이터베이스 내에서 특정 조건을 만족하는 항목들만 골라 표시하는 기능입니다.

• 필터 추가 및 설정:
  • 데이터베이스 보기 우측 상단의 필터 (또는 깔때기 아이콘)를 클릭합니다.
  • + 필터 추가를 선택하거나 기존 필터를 수정합니다.
  • 필터링할 속성을 선택하고, 해당 속성에 적용할 조건 (예: 같음, 포함, 비어 있음, 특정 날짜 이전/이후 등 속성 유형에 따라 다름)과 값을 지정합니다.
• 여러 조건 결합 (And / Or):
  • + 필터 규칙 추가를 통해 여러 조건을 추가할 수 있습니다.
  • 조건들 사이에 그리고(모든 조건 만족) 또는 또는(하나 이상의 조건 만족) 논리를 선택하여 복잡한 필터링이 가능합니다. 그룹 필터를 사용하여 더 세분화된 조합도 설정할 수 있습니다.
• 활용 예시:
  • 업무 관리 DB에서 담당자가 ‘나’이고, 상태가 ‘진행 중’이며, 마감일이 ‘다음 주’인 업무만 보기.
  • 독서 기록 DB에서 장르가 ‘소설’이고, 별점이 ‘4개 이상’인 책들만 보기.
  • 일정 관리 DB에서 분류가 ‘업무’이고, 날짜가 ‘오늘’인 일정만 보기.

정렬(Sort): 데이터를 원하는 순서로 배열하기

데이터베이스 항목들을 특정 속성값을 기준으로 오름차순 또는 내림차순으로 정렬하는 기능입니다.

• 정렬 규칙 추가 및 설정:
  • 데이터베이스 보기 우측 상단의 정렬을 클릭합니다.
  • + 정렬 추가를 선택하거나 기존 정렬 규칙을 수정합니다.
  • 정렬의 기준이 될 속성을 선택하고, 정렬 방식(오름차순 또는 내림차순)을 지정합니다.
• 다중 정렬 기준:
  • 여러 정렬 규칙을 추가하여 1차, 2차 정렬 기준을 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 1차로 ‘프로젝트명’ 오름차순, 2차로 같은 프로젝트 내에서는 ‘마감일’ 오름차순으로 정렬할 수 있습니다.
• 활용 예시:
  • 업무 관리 DB에서 ‘마감일’이 빠른 순서대로 정렬하기.
  • 독서 기록 DB에서 ‘완독일’이 최신인 순서대로 정렬하기.
  • 할 일 목록에서 ‘중요도’가 높은 순서대로 (예: 상→중→하), 그리고 같은 중요도 내에서는 ‘생성일’이 오래된 순서대로 정렬하기.

그룹화(Group): 속성별로 데이터 묶어보기

데이터베이스의 항목들을 특정 속성값을 기준으로 그룹지어 표시하는 기능입니다. 보드 보기에서는 기본적으로 그룹화가 적용되며, 표, 리스트, 갤러리 보기 등에서도 사용할 수 있습니다.

• 그룹화 설정:
  • 데이터베이스 보기 우측 상단의 점 세 개 ··· 메뉴를 클릭하고 그룹화를 선택합니다.
  • 그룹화의 기준이 될 속성을 선택합니다. 선택, 다중 선택, 사람, 관계형, 수식 등의 속성으로 그룹화할 수 있습니다.
  • 그룹의 정렬 순서나 빈 그룹 숨기기 등의 추가 옵션 설정이 가능합니다.
• 활용 예시:
  • 표 보기에서 업무들을 ‘담당자’별로 그룹화하여 각 담당자의 업무량을 한눈에 파악하기.
  • 독서 기록 리스트 보기에서 ‘내 상태'(읽을 책, 읽는 중, 완독)별로 책들을 그룹화하기.
  • 프로젝트 데이터베이스를 갤러리 보기로 표시할 때 ‘프로젝트 주기'(예: 1분기, 2분기)별로 그룹화하기.

이러한 필터, 정렬, 그룹화 기능들은 서로 조합하여 매우 강력한 데이터 조회 환경을 만들 수 있습니다. 특정 목적에 맞게 설정한 보기를 저장해두면 언제든 필요할 때 바로 원하는 형태로 데이터를 확인할 수 있습니다.

노션 페이지 히스토리 | 변경 내용 추적

노션은 페이지의 변경 사항을 자동으로 기록하고, 이전 버전으로 복원할 수 있는 ‘페이지 히스토리’ 기능을 제공합니다. 이를 통해 실수로 내용을 잘못 수정했거나 삭제했을 때 안심하고 되돌릴 수 있으며, 협업 시 누가 어떤 내용을 변경했는지도 추적할 수 있습니다.

페이지 히스토리 접근 및 확인

• 페이지 우측 상단의 점 세 개 ··· 메뉴를 클릭합니다.
• 드롭다운 메뉴에서 페이지 기록 (Page history)을 선택합니다.
• 오른쪽에 페이지 히스토리 패널이 나타나며, 시간대별로 저장된 버전 목록이 표시됩니다.
• 각 버전을 클릭하면 해당 시점의 페이지 내용을 미리 볼 수 있습니다. 변경된 부분은 하이라이트로 표시될 수 있습니다. (사용자 및 플랜에 따라 다를 수 있음)

이전 버전으로 복원하기

• 페이지 히스토리 패널에서 복원하고 싶은 이전 버전을 선택합니다.
• 해당 버전 미리보기 상태에서, 패널 상단의 파란색 이 버전으로 복원 버튼을 클릭합니다.
• 현재 페이지 내용이 선택한 과거 버전의 내용으로 대체됩니다. 복원 작업 또한 히스토리에 기록됩니다.

페이지 히스토리 유의사항 및 플랜별 차이

• 무료 플랜: 제한된 기간(예: 7일) 동안의 페이지만 히스토리를 제공합니다.
• 유료 플랜 (플러스, 비즈니스, 엔터프라이즈 등): 더 긴 기간(예: 30일, 90일, 무제한 등 플랜별 상이)의 페이지 히스토리를 제공하며, 일부 플랜에서는 더 세부적인 편집 기록을 확인할 수 있습니다.
• 세부 기록: 특정 블록의 변경 이력보다는 페이지 전체의 스냅샷 형태로 저장되는 경우가 많습니다. 매우 빈번한 수정이 이루어질 경우 모든 개별 수정이 별도 버전으로 저장되지 않을 수도 있습니다.
• 데이터베이스 항목: 데이터베이스 전체 페이지의 히스토리와 별개로, 데이터베이스 내 각 항목(페이지)들도 독립적인 페이지 히스토리를 가집니다.

실수로 중요한 내용을 삭제하거나 이전 상태로 돌아가고 싶을 때 페이지 히스토리 기능은 매우 유용합니다. 특히 팀 단위로 문서를 공동 편집할 때 변경 사항을 추적하고 관리하는 데 도움이 됩니다.

이 글에서는 노션 활용법 기초 가이드 | 일정·독서·업무 한 번에 정리하는 방법에 대해 알아보았습니다. 감사합니다.

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